Política de manejo de datos

Con la expedición de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en archivos de entidades públicas y/o privadas. ELECTRÓNICA JDF S.A.S garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, libertad y transparencia. Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a LA EMPRESA y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, en consonancia con los principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, rodean y contienen el derecho de habeas data y protección de datos personales:

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

II. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS

ELECTRÓNICA JDF S.A.S aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas y principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, y almacenamiento de datos personales: 

a) Legalidad: En el uso, obtención, recolección y tratamiento de datos personales se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales relacionados. 

b) Libertad: El uso, obtención, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

c) Finalidad: El uso, obtención, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por ELECTRÓNICA JDF S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo Titular de los datos personales. 

d) Veracidad o calidad: La información sujeta a uso, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

e) Transparencia: En el uso, obtención, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del Titular a obtener de ELECTRÓNICA JDF S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. 

f) Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de ELECTRÓNICA JDF S.A.S será de medio. 

g) Seguridad: Los datos personales e información usada, obtenida recolectada y sujeta a tratamiento por la organización, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado. 

h) Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

III. TRATAMIENTO DE DATOS

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos cuando: 

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 

c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

e) ELECTRÓNICA JDF S.A.S únicamente recolecta los datos de niños, niñas y adolescentes cuando se trata de los hijos dependientes de sus empleados. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niño, niñas y adolescentes.

IV. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 

Casos en que no se requiere la autorización: 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

b) Datos de naturaleza pública. 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria. 

d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

V. DEBERES DE ELECTRÓNICA JDF S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ELECTRÓNICA JDF S.A.S actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirán con los siguientes deberes: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. 

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según sea el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. 

i) Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. 

k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES

 a)  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ELECTRÓNICA JDF S.A.S o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b)  Solicitar prueba de la autorización otorgada a ELECTRÓNICA JDF S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 

c)  Ser informado por parte de ELECTRÓNICA JDF S.A.S o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales. 

d)  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

e)  Solicitar a ELECTRÓNICA JDF S.A.S en cualquier momento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ELECTRÓNICA JDF S.A.S. 

f)  Acceder en forma gratuita bajo las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VII. FINALIDAD Y TRATAMIENTO

ELECTRÓNICA JDF S.A.S. como entidad respetuosa y garante de la privacidad de las personas reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la protección misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones. En virtud de la relación que se ha establecido o establezca entre el Titular y la ELECTRÓNICA JDF S.A.S. es importante que el Titular conozca que ELECTRÓNICA JDF S.A.S. recolecta, registra, almacena, procesa y usa los datos personales del Titular.  

Los datos personales de los Titulares son utilizados por ELECTRÓNICA JDF S.A.S. para las siguientes finalidades: 

• Ejecutar las actividades propias de ELECTRÓNICA JDF S.A.S. para cumplir su objeto social. 
•  Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa relacionadas con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado. 
• Ofrecer por medios físicos o a través de medios electrónicos los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares
•  Ofrecer nuevos productos y servicios. 
• Gestionar trámites (solicitudes, garantías, quejas, reclamos). 
• Enviar la información a entidades gubernamentales, estatales, jurisdiccionales o administrativas, por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal. 
• Comunicación por cualquier medio para efectos comerciales, socialización de políticas, programas, resultados, cambios organizacionales y en general la implementación de estrategias comerciales para el cumplimiento del objetivo comercial de ELECTRÓNICA JDF S.A.S. 
• Auditar, estudiar y analizar la información de la base de datos para diseñar estrategias y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece ELECTRÓNICA JDF S.A.S.
• Estudiar y analizar la información de la base de datos para diseñar estrategias de obtención de nuevos clientes. 
• Asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones.
• Implementar, ejecutar y dar cumplimiento a los contratos suscritos con los Titulares. 
• Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales) consulta a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN, entre otros, con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos y la ELECTRÓNICA JDF S.A.S.
• Soportar procesos de auditoría externa e interna. 
• Registrar la información y verificar referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de ELECTRÓNICA JDF S.A.S. para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar. 

Los datos personales recolectados de los empleados tendrán las siguientes finalidades adicionales a las anteriores: 

•  Contactar al Titular a través de email u otros medios electrónicos para el envío de extractos y constancias de pago en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes. 

•  Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ELECTRÓNICA JDF S.A.S. con el Titular de la información con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley. 

•  Comunicación, por cualquier medio idóneo, para efectos laborales, organizacionales, de mercadeo con propósitos internos, socialización de políticas, programas, resultados, cambios organizacionales y en general la implementación de estrategias comerciales en cumplimiento del objetivo comercial de la empresa.

Los datos personales serán utilizados por ELECTRÓNICA JDF S.A.S. sólo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, ELECTRÓNICA JDF S.A.S. no venderá, licenciará, transmitirá a terceros o divulgará los Datos Personales, salvo que: 

• El Titular lo autorice expresamente. 

• Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de ELECTRÓNICA JDF S.A.S.

• Sea permitido por la ley. 

Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de ELECTRÓNICA JDF S.A.S., lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, la Gerencia y demás funcionarios que la requieran para el desarrollo de las actividades propias del objeto social. 

ELECTRÓNICA JDF S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los datos personales en los términos exigidos por la ley.  Igualmente, ELECTRÓNICA JDF S.A.S. podrá transferir o transmitir (según corresponda), datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero, cumpliendo los principios establecidos en el artículo cuarto de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, así como en la Constitución Política.

VIII. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES